Política de privacidad
1. Responsable del tratamiento
En cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (RGPD), y de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), se informa de que el responsable del tratamiento de los datos personales es:
En adelante, el Club.
2. ¿Qué datos personales tratamos?
En función de la relación que la persona mantenga con el Club y de las actividades en las que participe, podremos tratar las siguientes categorías de datos:
Datos identificativos
- Nombre y apellidos.
- DNI, NIE o pasaporte.
- Fecha de nacimiento.
- Nacionalidad, cuando resulte necesaria.
- Fotografía.
- Otros datos identificativos necesarios para la gestión deportiva o federativa.
Datos de contacto
- Domicilio.
- Código postal y municipio.
- Teléfono.
- Correo electrónico.
Datos relativos a menores de edad
- Datos identificativos y de contacto del padre, madre o tutor/a legal.
- Datos de contacto de emergencia.
- Identificación y datos de contacto de las personas autorizadas para recoger al menor.
- Autorizaciones otorgadas por sus representantes legales.
Datos deportivos
- Categoría y equipo.
- Historial o experiencia deportiva cuando sea necesario.
- Información relacionada con la inscripción, participación en entrenamientos, partidos, torneos, competiciones y demás actividades del Club.
- Datos necesarios para la tramitación de licencias y participación en competiciones federadas.
Datos económicos
- Cuotas asignadas.
- Estado de los pagos.
- Forma de pago.
- Pagos relacionados con actividades, equipaciones, campus, desplazamientos u otros servicios organizados por el Club.
- Información administrativa y contable necesaria para gestionar dichos pagos.
Datos de equipación
- Talla y demás información necesaria para gestionar ropa deportiva, equipaciones o material del Club.
Datos de salud
Cuando el jugador/a o, en el caso correspondiente, su representante legal los facilite expresamente, podrán tratarse datos relativos a alergias, medicación, lesiones, enfermedades, condiciones médicas, limitaciones físicas o cualquier otra información relevante para la seguridad del deportista durante la práctica deportiva.
El Club procurará solicitar únicamente aquellos datos de salud que resulten adecuados y necesarios para esta finalidad.
Imagen y voz
Fotografías y grabaciones audiovisuales realizadas durante entrenamientos, partidos, torneos, eventos y otras actividades del Club, cuando exista una base jurídica que permita su tratamiento y, cuando sea necesario, se haya obtenido previamente el consentimiento correspondiente.
Documentación
Podrán tratarse documentos aportados por el jugador/a o sus representantes, como documentos identificativos, fotografías, autorizaciones y aquella documentación que resulte necesaria para la gestión deportiva, administrativa, aseguradora o federativa.
3. ¿Con qué finalidad tratamos los datos?
Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:
Gestión de jugadores y relación con el Club
- Tramitar altas, renovaciones y bajas.
- Mantener actualizada la ficha del jugador/a.
- Gestionar categorías y equipos.
- Gestionar la relación administrativa y deportiva con el Club.
Gestión económica
- Asignar y gestionar cuotas.
- Registrar y controlar pagos.
- Gestionar posibles cantidades pendientes.
- Gestionar pagos de actividades, eventos, campus, equipaciones, viajes u otros servicios.
- Cumplir las obligaciones administrativas, fiscales y contables correspondientes.
Gestión deportiva y federativa
- Tramitar licencias deportivas.
- Inscribir jugadores/as en equipos, competiciones, partidos y torneos.
- Gestionar la documentación requerida por las federaciones deportivas.
- Realizar las comunicaciones necesarias con las entidades deportivas y federativas correspondientes.
Seguridad y atención del deportista
- Conocer aquella información médica que resulte relevante para la práctica deportiva.
- Facilitar una actuación adecuada ante alergias, lesiones, condiciones médicas u otras situaciones que puedan afectar a la seguridad del jugador/a.
- Contactar con las personas designadas en caso de emergencia.
El acceso a esta información estará limitado a aquellas personas que necesiten conocerla para el desarrollo de sus funciones.
Gestión de menores
- Contactar con sus padres, madres o tutores legales.
- Gestionar las personas autorizadas para su recogida.
- Gestionar las autorizaciones relacionadas con la actividad del menor.
Comunicaciones relacionadas con el Club
- Comunicar información relativa a entrenamientos, partidos, convocatorias, cambios de horario, actividades, eventos, cuotas, incidencias y funcionamiento general del Club.
- Informar sobre campus, escuelas deportivas, torneos, actividades, equipaciones y otras iniciativas organizadas por el propio Club.
Estas comunicaciones podrán realizarse mediante los datos de contacto facilitados y a través de los canales utilizados por el Club, incluido WhatsApp cuando corresponda.
El Club no utilizará estos datos para remitir publicidad de empresas o patrocinadores externos sin disponer de una base jurídica que lo permita.
Imagen y comunicación
Cuando se haya otorgado la correspondiente autorización, el Club podrá captar fotografías y vídeos durante entrenamientos, partidos, torneos, eventos y demás actividades y utilizarlos para informar y difundir la actividad deportiva y social del Club.
Estas imágenes podrán publicarse, según el consentimiento otorgado, en:
- Página web oficial del Club.
- Perfiles oficiales del Club en Instagram y otras redes expresamente indicadas.
- Cartelería y materiales informativos o promocionales propios del Club.
La autorización para el uso de la imagen será voluntaria y su negativa no impedirá la inscripción ni participación del jugador/a en la actividad deportiva.
4. Legitimación para el tratamiento
Las bases jurídicas para el tratamiento de los datos dependerán de cada finalidad y podrán ser:
La ejecución de la relación deportiva, asociativa o contractual existente entre el jugador/a y el Club, para aquellas operaciones necesarias para gestionar su inscripción, participación deportiva, cuotas y servicios solicitados.
El cumplimiento de obligaciones legales aplicables al Club, incluyendo aquellas de carácter fiscal, contable, administrativo, deportivo o de otra naturaleza que resulten exigibles.
El interés legítimo del Club, cuando resulte aplicable y previa valoración correspondiente, para determinadas actividades necesarias para la organización y funcionamiento ordinario del Club que no prevalezcan sobre los derechos y libertades de las personas interesadas.
El consentimiento de la persona interesada o de su representante legal, cuando este resulte necesario.
En particular, se solicitará de forma diferenciada el consentimiento cuando corresponda para:
- El tratamiento de determinados datos de salud.
- La captación y difusión de imágenes y vídeos para las finalidades indicadas.
- Cualquier otra finalidad que legalmente requiera consentimiento.
Cuando el tratamiento de datos de salud se base en el consentimiento, este será solicitado de forma expresa.
La persona interesada podrá retirar los consentimientos otorgados en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud de los tratamientos realizados con anterioridad a su retirada.
5. Datos de menores de edad
El Club presta especial atención a la protección de los datos personales de los menores.
Cuando el tratamiento de los datos personales de un menor de 14 años se base en el consentimiento, éste deberá ser prestado por quien ostente la patria potestad o tutela.
En los casos en los que corresponda, la persona que cumplimente la inscripción en representación de un menor declara disponer de capacidad suficiente para facilitar sus datos y realizar las declaraciones o autorizaciones correspondientes.
Los datos relativos a padres, madres, tutores, contactos de emergencia y personas autorizadas para la recogida serán utilizados exclusivamente para las finalidades relacionadas con la protección, seguridad y adecuada gestión del menor.
El Club adoptará especial cautela respecto a la publicación de fotografías o vídeos en los que aparezcan menores de edad.
6. Datos de salud
Los datos relativos a la salud tienen la consideración de categorías especiales de datos personales.
El Club únicamente solicitará información de salud que pueda resultar relevante para la seguridad y adecuada participación del jugador/a en entrenamientos, partidos y demás actividades.
Cuando su tratamiento se base en el consentimiento, se solicitará de manera expresa y diferenciada.
El acceso a estos datos estará restringido a los miembros de la organización que necesiten conocerlos para cumplir sus funciones y garantizar la seguridad del jugador/a.
Estos datos no serán utilizados para finalidades comerciales ni publicitarias.
7. Fotografías y vídeos
La autorización para la captación y/o publicación de fotografías y vídeos se solicitará de manera separada.
La persona interesada o su representante podrá decidir libremente si autoriza dicho tratamiento.
La negativa a autorizar la utilización de imágenes con fines de comunicación o difusión no supondrá la imposibilidad de formar parte del Club ni participar en sus actividades deportivas.
La autorización podrá ser retirada para usos futuros mediante comunicación al Club por cualquiera de los medios disponibles, ya sea por teléfono, WhatsApp o correo electrónico.
La retirada del consentimiento no afectará a la licitud de las publicaciones o tratamientos realizados legítimamente con anterioridad a dicha retirada, sin perjuicio de los derechos que correspondan a la persona interesada.
8. ¿A quién pueden comunicarse los datos?
Cuando resulte necesario para gestionar la actividad deportiva, los datos podrán comunicarse o ponerse a disposición de:
- Federació de Rugby de les Illes Balears, para la gestión de licencias, inscripciones, competiciones y demás trámites federativos.
- Federación Española de Rugby, cuando resulte necesario para la tramitación de licencias, competiciones o actividades de ámbito estatal.
- Entidades aseguradoras, cuando sea necesario para gestionar el seguro deportivo, accidentes, siniestros o coberturas correspondientes.
- Administraciones públicas y organismos competentes, cuando exista una obligación legal o sea necesario para la gestión de actividades, subvenciones o procedimientos administrativos.
- Entidades bancarias o proveedores de servicios de pago, cuando resulte necesario para gestionar cuotas y otros pagos.
- Otros organismos cuando exista obligación legal de comunicar los datos.
No se cederán datos personales a patrocinadores ni empresas externas para sus propias finalidades comerciales sin la correspondiente base jurídica.
9. Proveedores que pueden acceder a los datos
Para desarrollar su actividad, el Club utiliza servicios tecnológicos de terceros que pueden tener acceso a determinados datos personales en calidad de encargados del tratamiento o conforme a la posición jurídica que corresponda en cada caso.
Entre ellos podrán encontrarse:
- Cluber, como plataforma utilizada para la gestión de jugadores, familias, cuotas, pagos, inscripciones y otras funciones administrativas del Club.
- MatchReady, utilizado para la gestión de licencias, fichas y trámites relacionados con las federaciones y competiciones.
- Google Drive, utilizado por el Club para el almacenamiento y organización de determinada documentación.
- Netlify, plataforma a través de la cual se aloja la página web del Club y se procesan los envíos del formulario de contacto.
El Club procurará que los proveedores que actúen como encargados del tratamiento ofrezcan las garantías exigidas por la normativa de protección de datos y formalizará, cuando corresponda, los contratos de encargo de tratamiento necesarios.
En caso de que alguno de estos proveedores implique transferencias internacionales de datos, estas se realizarán conforme a los mecanismos y garantías previstos en el RGPD.
10. WhatsApp
El Club podrá utilizar WhatsApp para comunicaciones relacionadas con entrenamientos, partidos, convocatorias y funcionamiento cotidiano de los equipos.
En las categorías de menores, los grupos estarán destinados a padres, madres o tutores y no a los propios menores.
Se procurará evitar el envío a través de WhatsApp de documentación especialmente sensible o información médica cuando existan canales más adecuados y seguros para ello.
El Club recomienda igualmente a jugadores y familias evitar compartir en los grupos documentación personal o información de terceros que no sea necesaria.
11. Conservación de los datos
Los datos personales se conservarán mientras la persona mantenga una relación activa con el Club y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recogidos.
Una vez finalizada dicha relación, los datos podrán conservarse debidamente bloqueados durante los plazos necesarios para atender posibles responsabilidades legales, administrativas, fiscales, contables, contractuales o de otra naturaleza.
La documentación sujeta a obligaciones legales específicas se conservará durante los plazos establecidos por la normativa correspondiente.
Los datos tratados exclusivamente sobre la base del consentimiento se conservarán mientras dicho consentimiento permanezca vigente o hasta que la persona interesada solicite su retirada, sin perjuicio de la conservación bloqueada que pueda resultar necesaria para acreditar el consentimiento otorgado o atender posibles responsabilidades.
Los datos que hayan dejado de ser necesarios serán eliminados o anonimizados de forma segura cuando hayan transcurrido los plazos correspondientes.
12. Seguridad y confidencialidad
El Club adoptará las medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales frente a pérdida, destrucción, alteración, acceso, utilización o divulgación no autorizados.
El acceso a los sistemas de gestión y a la documentación administrativa estará limitado a las personas autorizadas por la Junta Directiva.
Los datos de salud tendrán un acceso especialmente restringido y únicamente podrán ser consultados por aquellas personas que necesiten conocerlos para garantizar la seguridad y adecuada atención del jugador/a.
Las personas que tengan acceso a datos personales en el ejercicio de sus funciones deberán mantener la debida confidencialidad.
13. Derechos de las personas interesadas
Las personas interesadas podrán ejercer, cuando corresponda, los siguientes derechos:
- Acceso: conocer qué datos personales trata el Club.
- Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
- Supresión: solicitar la eliminación de los datos cuando proceda.
- Oposición: oponerse a determinados tratamientos.
- Limitación: solicitar que se limite el tratamiento de sus datos en los casos previstos legalmente.
- Portabilidad: recibir sus datos o solicitar su transmisión a otro responsable cuando resulte aplicable.
- Retirada del consentimiento: retirar en cualquier momento los consentimientos otorgados para tratamientos basados en ellos.
Para ejercer estos derechos podrá dirigirse al Club mediante:
La solicitud deberá permitir acreditar adecuadamente la identidad de la persona solicitante y, cuando actúe en representación de otra persona, dicha representación.
Asimismo, si considera que sus datos personales no están siendo tratados correctamente, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
14. Exactitud y actualización de los datos
La persona que facilite los datos declara que la información proporcionada es verdadera, exacta y actualizada.
El jugador/a o, en el caso correspondiente, sus padres, madres o tutores legales se comprometen a comunicar al Club cualquier modificación relevante, especialmente respecto a:
- Datos de contacto.
- Situaciones médicas relevantes para la práctica deportiva.
- Contactos de emergencia.
- Personas autorizadas para la recogida de menores.
- Cualquier otra información necesaria para la adecuada gestión y seguridad del jugador/a.
El Club podrá solicitar la actualización o comprobación periódica de los datos cuando resulte necesario.
15. Baja del Club y comunicaciones posteriores
Cuando un jugador/a cause baja, dejará de recibir las comunicaciones ordinarias destinadas a miembros activos del Club.
Si el Club desea mantener posteriormente el contacto para informar sobre campus, actividades abiertas, eventos u otras iniciativas que no formen parte de la relación anterior, solicitará, cuando resulte necesario, la correspondiente autorización.
La persona interesada podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir dichas comunicaciones.
16. Modificaciones de esta Política de Privacidad
El Club podrá actualizar esta Política de Privacidad cuando resulte necesario como consecuencia de cambios legislativos, organizativos, tecnológicos o en los tratamientos realizados.
Cuando las modificaciones sean relevantes, se informará de ellas a las personas afectadas y se solicitará un nuevo consentimiento cuando legalmente resulte necesario.
Última actualización: 11 de septiembre de 2026
